今日のニューロンネットワーク:株式会社ニューロンネットワーク

【読ませる文章講座】第1回:伝わるテキストを作るための3つの下準備

どうも、広報弐号機です。
最近、採用担当の初号機がスキルシートや職務経歴書を読む隣で覗き見をしています。
一言でズバッと切ってしまうと大半のスキルシートが、「日本語読みにくくてなにが言いたいかわからん…」
でもね、わかるんですよ。
長文て、書くのすごーーーーく大変なんです。
日本語が母国語なら文章だって書けるでしょう?と思われがちですが、「日本語として読める」のと「人が読みやすい」のは別の話
とは言っても、ジャパニーズビジネスマンはテキスト作成からは逃げられない運命…。
ということで、不定期ながら人に読ませる文章の書き方をご紹介していこうと思います。

長文を書くにはまず短文から!読みやすい短文を作るための3つの下準備

長文は短文、さらに突き詰めるなら単語の組み合わせです。
そこでまず、単語を集めて短文を作ります。

1)「誰に」「なにを」伝えるのかを整理し、単語を付箋に書き出す
とにかく思いつく限り書き出します。
重要度は関係なく、伝えたい内容をどんどん書き出していきます。

2)付箋を上下に整列させ、伝えたい内容の流れを作る
書き出した付箋を上下に並べ、要素の流れを作ります。
この時点で足りていないものは、どんどん書き足して追加していきます。
逆に不要な要素を見つけたら付箋を外して避けておきましょう。

3)より伝えたい内容を上に移動する
重要度の高い要素は上に、低い要素は下に移動します。
例えば担当者の名前や日時、用件の大きな題は上の方へ、細かな内容は下の方へ移動します。
詳細な内容は付箋を集めてグループ化しておくとより分かりやすくなります。

付箋の単語を集め、てにをはで繋いでいく

あとは付箋に書かれた単語を順番に、てにをはで繋ぎます。
一例ですが
「○○社 △様」+「この間の□の案件について」+「新しい提案」+「○○社で」+「都合の良い時間」+「聞きたい」

これを、こうしてこうじゃ。

○○社 △様
先日の□の案件について、新しい提案をします。
御社で説明したいので、都合の良い時間を教えてください。

おっと、一応なんとなく文章になりました。
しかしこんなもの送ったらお客様怒りますね。あかんやつです。
ということで、ここに色々ビジネス的なアレコレを追加していくわけです。
だが……できるだけへりくだりたい気持ちが罠になる!

次回:恐怖、二重敬語!!いただきすぎて失礼になるビジネスメールの罠!!

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