今日のニューロンネットワーク:株式会社ニューロンネットワーク

【読ませる文章講座】第2回:二重敬語?語彙の重複?内容が伝わらなくなる3つの罠

こんにちは広報弐号機です。
前回に引き続き、ご覧いただき誠にありがとうございます。
それでは読者の皆様には読ませる文章講座をお読み頂きたく、お時間を頂戴できれば幸いです。

NO!!!読みにくい!!!
ありがちなコテコテビジネスメールですか?!そうですね?!
でも、同じ内容で伝えるならこう!!
それでは前回に引き続き、皆様には「読ませる文章講座」のお時間を頂戴いたします。

ビジネスメールのテンプレートでもたまに見かける「頂いて頂いて頂きたく頂く」テキスト。
それ、読んで伝わるテキストとしてはアウトです。
ということで今回は、「お客様にへりくだって丁寧に書き足したら、肝心の内容がなんだか伝わらなくなってるぅ?!」3つの罠について解説していきます。

折角の内容が伝わらなくなるへりくだりすぎの3つの罠

1)二重敬語
ついついやりたくなる一番の罠。
謙譲語を重ねる二重敬語は、ビジネスのテキストでは特にNG。
へりくだって丁寧なつもりが逆に失礼になることも。
特にメールで頻繁に使う「訪問の打診」でやりがちなこれ。
「伺わせていただきます」「伺う(謙譲語)+いただく(謙譲語)」
典型的な二重敬語ですね。
やりたくなりますよね、丁寧に言いたいですからね。
でもここはすっぱり「伺います」

2)いただきすぎ
丁寧さを感じる謙譲語としてついつい連打したくなる「いただく」
しかし!!冒頭のご挨拶をご覧ください!!
「前回に引き続き、ご覧いただき誠にありがとうございます。
それでは読者の皆様には読ませる文章講座をお読み頂きたく、お時間を頂戴できれば幸いです。」
わずか2行の間に3回もいただいてるぅ!!
いただきすぎてもうなにがなにやら。
へりくだった丁寧な姿勢を見せたくてついついいただきまくるメールを書いてしまうパターンは多いですが、いただきすぎると文章はとても読みにくくなります。
「どんだけお客様からいただく気だよ…強欲かよ…」と心に戒め、いただくのは1回で。

3)語彙が重複しすぎ
流石に頭痛が痛いレベルだと気づきますが、案外「しつこく言い過ぎ」な重複には気づきにくいものです。
ここでもう一回冒頭のご挨拶。
「前回に引き続き、ご覧いただき誠にありがとうございます。
それでは読者の皆様にはませる文章講座をお読み頂きたく、お時間を頂戴できれば幸いです。」
読者なら、読むという行動は当たり前。1行の中に3回「読」という字が出てくるのが既にくどい!!
なのでザクッと整理。
「読者」か「お読み」を削ります。
重要な内容や固有名詞まで削る必要はありませんが、不要な情報を取り除く「文章のバリ取り」が、内容をスムーズに読み取るテキストの形成に繋がります。

よーし、ではこれを使って
「○○社 △様
先日の□の案件について、新しい提案をします。
御社で説明したいので、都合の良い時間を教えてください。」
こいつをビジネスメールに……おっとその前に。

次回:役職と様、ご挨拶と〆の一言、気を利かせたつもりの余計な一手間がメールを台無しにする?!

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