企業が日々の業務を運営するためには業務の「コミュニケーション」システムは重要な基盤となります。
メールやファイルの共有、チャット、Web会議など、業務で使用するすべてのツールが標準で備わっています。また、Office製品(Word、Excel、PowerPoint、Outlook等)も利用可能で、従来のように導入しているOfficeのサポートが終了したら買い替える必要もなくなります。
Microsoft 365で使用する最大限のメリットは、Microsoft 365を利用するデバイス(PC、モバイル含む)間ですべてのデータの同期がとられることです。
社内のPCで送信したメール、フォルダを移動したメールも、外出先でモバイルデバイスから削除した予定もすべての情報が、Microsoft 365を利用するデバイス間ですべて同期されます。
メールや予定に限らず、チャットの履歴やPCもデスクトップにあるファイルもPC間で同期することができます。
ファイル共有はブラウザ上にファイルとしてデータが保存されるため、使用感が変わる部分もありますが、自分のPCの特定のフォルダーと同期してブラウザ上のファイルをPCに同期することも可能です。
Microsoft 365のデメリットと解決案
このようにMicrosoft 365では使用するデバイス間で状況を自動的に同期することができます。ただし、メリットでもありデメリットにもなります。
常にクラウド上のサービスと同期をとるためにインターネットとの通信量が膨大になります。
当社は2014年に導入し、インターネットに対する通信量が増大し、通常の業務に影響が出るほどでした。
またすでに導入させていただいたお客様からも同様の声があり対処を施しております。
インターネットを利用するクラウド サービスではネットワークに関する問題がつきものです。
当社では対応するネットワークに対するサポートサービスも展開しております。
またクラウド サービスの性質上、どこからでもアクセス可能ということも問題の一部になります。IDとパスワードが漏洩した時点で第3者からアクセス可能になります。
Microsoft 365は標準機能として携帯電話や電話番号を使用した多要素認証のほかに接続元の制御やデバイスのアクセス制御を施すことができます。
費用 / 作業内容
| 作業内容 | 費用 | 詳細 |
|---|---|---|
| 初期導入 | 40万円 | Microsoft 365初期セットアップ (利用開始～初期設定) メール、ファイル共有、チャット / Web 会議、初期セットアップ 各種利用マニュアルのご提供 |
| オプション | 20万円～ | メールデータ移行 ファイル サーバーデータ移行 |
| 月額費用 | 5万円～ | 利用可能時間：10時間 / 月 Microsoft 365 管理業務代行 ※1 Microsoft 365 利用機能のご相談 ※2 |
※１：Microsoft 365 管理業務代行の主な内容
- 新入社員入社時のアカウントの作成、各種機能の利用設定
- 退職時のアカウントの無効化
- メーリングリストの登録/変更/削除
- 貸出備品(会議室、プロジェクター等)の登録/変更/削除
- ファイル共有のアクセス権変更
- 紛失メールの確認
※２：Microsoft 365 利用機能のご相談
Microsoft 365 に包括する「Yammer」、「Forms」等、当社ご提供サービス以外の機能の利用に関するご相談等
上記はあくまで一例であり、お客様の要不要やご依頼に応じてご相談可能です。